In vielen KMU läuft der Alltag gleich ab: Eine Anfrage kommt rein, jemand tippt sie ab, schickt eine Antwort, trägt einen Termin ein, schreibt eine Offerte, verschickt später die Rechnung und fasst nach. Jeder Schritt dauert nur ein paar Minuten. Zusammen sind es Stunden pro Woche.
Die gute Nachricht: Genau diese Routinen lassen sich am einfachsten automatisieren. Sie brauchen dafür keine neue Software, sondern Abläufe, die Ihre bestehenden Tools verbinden.
1. Anfragen erfassen und bestätigen
Jede Anfrage über Website, Mail oder WhatsApp landet automatisch an einem Ort, zum Beispiel in Ihrem CRM oder einer Tabelle. Die Kundin erhält sofort eine Bestätigung mit den nächsten Schritten. Niemand muss mehr abtippen, und keine Anfrage geht im Posteingang verloren.
2. Termine ohne Telefon-Pingpong
Statt drei Mails hin und her wählt Ihr Kunde selber einen freien Termin. Der Termin steht sofort im Kalender, Erinnerungen gehen automatisch raus. Das spart Zeit und senkt die Zahl der vergessenen Termine.
3. Offerten aus Bausteinen
Die Angaben aus der Anfrage fliessen direkt in eine Offertvorlage mit Ihren Standardpositionen. Sie prüfen, passen an und schicken ab. Die Offerte ist draussen, solange der Kunde noch warm ist.
4. Rechnungen und Zahlungserinnerungen
Nach Abschluss eines Auftrags entsteht die Rechnung automatisch. Ist sie nach 30 Tagen nicht bezahlt, geht eine freundliche Erinnerung raus. Sie müssen nur noch eingreifen, wenn es wirklich nötig ist.
5. Bewertungen einholen
Zufriedene Kunden bewerten gerne, wenn man sie im richtigen Moment fragt. Ein paar Tage nach dem Auftrag erhalten sie automatisch eine kurze Nachricht mit dem Link zu Ihrem Google-Profil. Mehr Bewertungen bringen mehr Vertrauen und mehr Anfragen.
Wo fangen Sie an?
Beginnen Sie mit dem Ablauf, der Sie heute am meisten nervt. Meist ist das die Anfrage oder die Offerte. Eine einzige gute Automation bringt oft mehr als zehn halbe.
Sie wissen nicht, welcher Ablauf sich bei Ihnen am meisten lohnt? Genau das klären wir im kostenlosen Potenzial-Check.
